【Udemy】タイムマネジメントのやり方

Udemyで受講した講義のメモを残しておきます！

今回は、「タイムマネジメントのやり方」です。講義は英語なので、良かったら参考にしてください。

講義URL↓↓↓

Time Management Mastery: Do More, Stress Less icon

 

 

前置き

  • メールの返信をしたり、同僚に話しかけられたりして仕事が中断されると、再び仕事に集中するまで23分かかる。

  • 習慣化には30-60日必要。

習慣化させるためには

  • 自分のクロノタイプを理解する。クロノタイプとは朝型・夜型などの分類のことで、遺生まれながらにもつ遺伝子によって決められている。自分のパフォーマンスを最大限に発揮できる時間を知ることが大事。作者は中間型でした。下記URLが参考になります(https://www.nishikawa1566.com/column/sleep/20210712111406/)

  • 自分に合ったな仕事の仕方を理解する。仕事の仕方は、視覚型・聴覚型・体感型の3つ。作者は視覚型でした。

    • 視覚型

      • 書類を印刷する

      • ビデオやチャットを使用する

      • 静かな場所で仕事をする

      • スマホなど視覚的に気になるものを排除する

      • 紙やホワイトボードを使用して考えを整理する

    • 聴覚型

      • 電話で話す時は目を閉じる

      • 声に出して復唱する

      • 音楽を聞いたり、心地よいBGMを流す

      • 独り言を言う

      • 声に出して考えを整理する

    • 体感型

      • 足踏みをしながら、もしくは、歩きながら電話をする

      • メモを取る

      • プレゼンを聞く時はペン回しなど指を動かす

      • 休憩中はストレッチをする

      • 環境をz自分の体に合ったものにする(ex机の高さなど)

      • 考えごとは動きながらする

  • 仕事の時間とプライベートの時間を完全に分けたいか、プライベートの時間に仕事のことを考えても特に気にならないか。作者は後者でした。

  • 1人方がモチベーションを保てるか、みんなでやる方がモチベーションを保てるか。1人を好む場合は、リモートワーク中心で、1人で作業する時間をスケジュールに確保する。グループを好む場合は、出社中心で、定期的に会議を入れる。作者は前者でした。

効率的に仕事を進めるには

  1. 全てのタスクを書き出す

  2. 優先順位をつける、実行する日を決める

  3. 実行する

  4. 記録する、見直す

優先順位をつける

  1. やる必要があるか考える

  2. やる必要がある場合、自分でやるべきか考える(外注できないか、他の人に頼めないか考え

優先順位のつけ方

1. Urgent(緊急性)/Important(重要性)マトリクスを作成する

ー高Urgent・高Important...すぐ行う。

ー高Urgent・低Important...他の人にやってもらう。

ー低Urgent・高Important...実行する日をスケジューリングする。

ー低Urgent・低Important...行わない。

 

2. Impact(影響度)/Difficulty(難易度)マトリクスを作成する

ー高Impact・高Difficulty…long termのプロジェクト。やるべきことを細分化して実行する。

ー高Impact・低Difficulty...期限を決めてすぐ行う。

ー低Impact・高Difficulty…行わない。

ー低Impact・低Difficulty...高Impactのタスクが終わってから行う。行わないことも視野に入れる。

1日の仕事の優先順位のつけ方

　1. 必ず今日やらないといけないことを決める(Must Dos)

　2. 今日やりたいことをやる(Quick Hits)…メールを返す・電話をする・経費処理をする

　3. 今日出来たらいいことをやる(Nice to Haves)

　※昼ご飯の後にTodoリストを10分見直す。今日中にやりきれないことが出てきたら、期限を決めて別日に回す。

1日のうちにやりきれないことが出てきても、リスケをして再度優先順位をつければいい

　1. だんだんやれることが増える。

　2. 重要なことと分類したタスクは、ただの定義。他のタスクが重要になることもある。

　3. だんだん時間の見積もりがうまくなる

緊急の仕事が来た場合

　1. 今日必ずやらなくてはいけない仕事が終わっていない場合は、その仕事を優先して行う。

　2. 緊急の仕事がすぐ対応できそうなら、緊急の仕事を行う。

　3. 他にやらなくてはいけない仕事があるのなら、今日はできないと理由を説明する。

 

タスク計画のやり方

・計画をすることは時間の節約やストレスの軽減につながる

・必ず計画をする時間を確保する

・Dairy計画は1日の終わりもしくは仕事終わりに10-15分するとより効果的

・Weeklyの計画は毎週金曜日に20-30分行う

SMART目標を立てる

・Specific(具体的な)

・Measurable(測定可能な)

・Attainable(達成可能な)

・Relevant((自分の仕事に)関連性のある)

・time-bound(時間的に制約された)

仕事を阻害するものを最小限にするには

　仕事を阻害するもの

　・他人(ex)声を掛けられる、雑談の声

　・自分自身(ex)メールをすぐにチェックする

　・デバイス(例)通知音

　仕事の阻害を防ぐには　

　・机の上をきれいにする

　・仕事部屋のドアを閉める

　・ヘッドフォンをつける(音楽は流さなくてOK)

　・すべてのアプリの通知を切る

　・デスクトップ通知を切る

　・通知の設定を集中モードにする

　・スマホをカバンの中にしまう

　・時間をブロックする(この間にメールをチェックしない)

　・メールをチェックする時間は別でスケジューリングする

　・やるべき仕事は書き出しておく

休憩

・小さな仕事が完了したら、小休憩をとる(5minのSNSチェック、10minのウォーキング)

・仕事をしない時間を決めてスケジュールをブロックする

時間管理術：ポモドーロ・テクニック

・25分仕事をして、5分休憩を繰り返すを4セット行う

・4セット終わったら、15～30分の休憩をとる

下記サイトが参考になります

ポモドーロとは？仕事の生産性を上げる時間管理術 [2023] • Asana